Sozialexperiment gescheitert: Staatsapparat kollabiert nach siebentägigem Realitätstest

**DER AMTSSCHIMMEL WIEHERT | SATIRE & GLOSSE** *Sieben Tage lang sollten ausgewählte Verwaltungsstellen nach einfachen Prinzipien arbeiten: Verantwortung übernehmen, Fehler korrigieren, verständlich antworten und Probleme tatsächlich lösen. Das Ergebnis übertraf die schlimmsten Befürchtungen. Bereits am zweiten Tag musste der erste Sonderausschuss eingerichtet werden.* **SATIREHINWEIS:** Dieser Artikel schildert ein frei erfundenes Modellprojekt. Sämtliche beschriebenen Ereignisse, Institutionen, Zitate und Untersuchungsergebnisse sind satirische Fiktion. ## Montag: Verwaltung mit tatsächlicher Problemlösung konfrontiert Es sollte ein harmloser Feldversuch werden. Eine Woche lang sollten ausgewählte Verwaltungsbereiche unter Bedingungen arbeiten, wie sie außerhalb der öffentlichen Verwaltung in vielen Betrieben zum gewöhnlichen Arbeitsalltag gehören. Die Anforderungen waren überschaubar: Aufgaben sollten innerhalb nachvollziehbarer Fristen erledigt, Fehler korrigiert und Zuständigkeiten eindeutig geregelt werden. Wer eine Aufgabe übernahm, sollte bis zu ihrer Erledigung verantwortlich bleiben. Außerdem durften bereits vorliegende Unterlagen nicht erneut angefordert und berechtigte Fragen nicht mit allgemeinen Zuständigkeitshinweisen beantwortet werden. An der Rechtsbindung staatlicher Entscheidungen sollte sich ausdrücklich nichts ändern. Niemand verlangte, Bürgerrechte im Akkord abzufertigen. Es ging lediglich darum, dass ein Verfahren gelegentlich auch zu einem nachvollziehbaren Ergebnis führen sollte. Bereits um 08:43 Uhr kam es zum ersten Zwischenfall. Ein Sachbearbeiter beantwortete eine Bürgeranfrage vollständig, ohne sie zuvor an eine andere Stelle weiterzuleiten. Die zuständige Referatsleitung wurde umgehend informiert. Nach ersten Erkenntnissen hatte der Mitarbeiter die vorhandenen Unterlagen gelesen, den Sachverhalt verstanden und anschließend eine Entscheidung getroffen. Eine vorherige Abstimmung mit der zuständigkeitsübergreifenden Koordinierungsgruppe hatte nicht stattgefunden. Der Vorfall wurde zunächst als organisatorische Unregelmäßigkeit eingestuft. Bis zum Nachmittag waren bereits vier weitere Anliegen bearbeitet worden. Die Projektleitung sprach von einer besorgniserregenden Eigendynamik. ## Dienstag: Sonderausschuss zur Klärung des Begriffs „Verantwortung“ Am zweiten Versuchstag zeigte sich, dass die neue Verpflichtung zur persönlichen Verantwortungsübernahme erhebliche rechtliche und organisatorische Fragen aufwarf. Insbesondere war unklar, wer dafür verantwortlich sei, festzustellen, wer verantwortlich ist. Zur Klärung wurde der Sonderausschuss für Verantwortungsabgrenzung und Zuständigkeitskoordination eingerichtet. Dieser beschäftigte sich zunächst mit der Frage, ob Verantwortung im verwaltungsorganisatorischen Sinne bereits durch die Übernahme einer Aufgabe entstehe oder erst durch deren ausdrückliche Zuweisung. Nach sechsstündiger Beratung verständigte man sich darauf, zunächst eine Begriffsbestimmung erarbeiten zu lassen. Hierfür wurde eine Arbeitsgruppe gegründet. Die Arbeitsgruppe beantragte ihrerseits die Einrichtung einer Unterarbeitsgruppe, da eine verbindliche Definition ohne vorherige Klärung der definitorischen Zuständigkeit nicht sachgerecht erscheine. Am Abend lag ein zwölfseitiger Zwischenbericht vor. Er enthielt keine Definition. Dies wurde als wichtiger erster Schritt zu einer belastbaren Definition bewertet. ## Mittwoch: Ausschuss erklärt sich für nicht zuständig Am dritten Tag stellte der Sonderausschuss fest, dass die Definition von Verantwortung möglicherweise nicht in seinen ursprünglichen Aufgabenbereich falle. Die Angelegenheit wurde deshalb an die übergeordnete Koordinierungsstelle weitergeleitet. Diese verwies darauf, dass Fragen der Zuständigkeit grundsätzlich von den zuständigen Stellen eigenverantwortlich zu klären seien. Die Projektleitung erinnerte daraufhin an die zentrale Vorgabe des Experiments: Unnötige Weiterleitungen waren untersagt. Der Sonderausschuss reagierte mit einer bemerkenswerten Feststellung. Die Weiterleitung sei keineswegs unnötig gewesen, da man ohne sie nicht habe feststellen können, dass man nicht zuständig sei. Damit war der Vorgang formal ordnungsgemäß bearbeitet. Eine Entscheidung über die ursprüngliche Frage stand weiterhin aus. Inzwischen häuften sich Beschwerden einzelner Teilnehmer, die sich durch die Verpflichtung belastet fühlten, Aufgaben tatsächlich zu Ende zu bearbeiten. Ein Mitarbeiter gab zu Protokoll, er habe bislang angenommen, seine Zuständigkeit ende mit dem Versand einer Weiterleitungs-E-Mail. Dass er nun auch für den weiteren Verlauf verantwortlich bleiben solle, stelle eine erhebliche Veränderung seiner beruflichen Tätigkeit dar. Die Personalvertretung forderte eine Gefährdungsbeurteilung. ## Donnerstag: Neues Formular soll Zuständigkeitsprobleme lösen Am vierten Tag wurde die erste strukturelle Reform beschlossen. Um die Verantwortungsverteilung nachhaltig zu verbessern, entwickelte die Verwaltung das Formular ZV-01: **„Antrag auf Feststellung der Zuständigkeit für die Prüfung einer beantragten Zuständigkeitsfeststellung.“** Das Formular umfasste 17 Seiten. Neben Angaben zur antragstellenden Person musste dokumentiert werden, weshalb die bisherige Zuständigkeit nicht abschließend geklärt werden konnte und welche Stellen bereits mit der Nichtklärung befasst waren. Zusätzlich war eine Bestätigung der mutmaßlich zuständigen Stelle vorzulegen. Diese sollte bescheinigen, dass sie für die Bestätigung ihrer eigenen Zuständigkeit zuständig sei. Erste Antragsteller wiesen darauf hin, dass genau diese Frage eigentlich mithilfe des Formulars geklärt werden sollte. Die Verwaltung nahm die Anregung dankend zur Kenntnis. Zur Vermeidung weiterer Missverständnisse wurde ein ergänzendes Merkblatt veröffentlicht. Es umfasste 28 Seiten. Die Bearbeitung des ersten Formulars musste anschließend ausgesetzt werden. Es fehlte die Zuständigkeitsbestätigung. ## Freitag: Tatsächliche Problemlösung führt zu Überlastungsanzeige Am fünften Tag erreichte das Experiment seinen vorläufigen Höhepunkt. Eine eigens eingesetzte Krisenkommission erklärte die teilnehmenden Verwaltungsstrukturen für organisatorisch überlastet. Als Hauptursache wurde die ungewöhnlich hohe Zahl tatsächlich zu lösender Probleme identifiziert. Die Kommission stellte fest, dass Verwaltungsverfahren traditionell über verschiedene Bearbeitungsstufen verfügten, die eine geordnete Verteilung von Verantwortung ermöglichten. Das neue Modell habe diese bewährten Abläufe teilweise außer Kraft gesetzt. Insbesondere sei die bisherige Möglichkeit eingeschränkt worden, ein Verfahren durch Weiterleitung aus dem eigenen unmittelbaren Verantwortungsbereich zu entfernen. Dies habe zu einer gefährlichen Konzentration von Entscheidungslasten geführt. Ein interner Bericht warnte vor einer Entwicklung, bei der Mitarbeiter zunehmend selbstständige Entscheidungen träfen, statt zunächst den zuständigen Abstimmungsbedarf feststellen zu lassen. Die unmittelbare Bearbeitung von Bürgeranliegen könne außerdem dazu führen, dass weniger Vorgänge für nachgelagerte Kontroll-, Rückfrage- und Koordinierungsverfahren anfielen. Dadurch drohe eine erhebliche Unterauslastung bestehender Verwaltungsstrukturen. Die Kommission empfahl eine sofortige Unterbrechung des Experiments. Zuvor müsse allerdings geklärt werden, wer für dessen Unterbrechung verantwortlich sei. ## Samstag: Mitarbeiterin löst Problem eigenständig – dienstliche Prüfung eingeleitet Der entscheidende Zwischenfall ereignete sich am Samstagvormittag. Eine für den Bereitschaftsbetrieb eingeteilte Sachbearbeiterin stellte fest, dass eine Familie seit mehreren Wochen auf die Korrektur eines offensichtlichen Zahlendrehers in einem Bescheid wartete. Die notwendigen Unterlagen befanden sich längst vollständig in der Akte. Statt weitere Nachweise anzufordern, verglich die Mitarbeiterin die Angaben, veranlasste die Korrektur und informierte die Betroffenen telefonisch über das Ergebnis. Der gesamte Vorgang dauerte elf Minuten. Die Familie zeigte sich zufrieden. Innerhalb der Projektleitung löste der Vorfall erhebliche Irritationen aus. Eine interne Überprüfung ergab, dass die Mitarbeiterin weder einen zusätzlichen Prüfvorgang eröffnet noch eine weitere Stellungnahme angefordert hatte. Auch eine vorherige Weiterleitung an die zuständige Koordinierungsstelle war unterblieben. Besonders schwer wog, dass sie die Verantwortung für ihre Entscheidung ausdrücklich selbst übernommen hatte. Damit hatte sie zwar sämtliche Zielvorgaben des Modellprojekts erfüllt. Gleichzeitig war jedoch unklar, ob sie zur eigenständigen Erfüllung dieser Zielvorgaben überhaupt befugt gewesen war. Eine dienstliche Prüfung wurde eingeleitet. Der Vorgang erhielt den Arbeitstitel „Eigenmächtige Herbeiführung eines Verwaltungsergebnisses“. Die Mitarbeiterin erklärte auf Nachfrage, sie habe lediglich ihre Arbeit erledigt. Diese Einlassung wurde zur Kenntnis genommen. Ob sie als ausreichende Erklärung angesehen werden könne, müsse zunächst geprüft werden. ## Sonntag: Modellversuch abgebrochen – Erfolgsquote steigt auf 100 Prozent Am siebten Tag wurde das Experiment offiziell beendet. In einer eilig einberufenen Abschlusssitzung kamen die Verantwortlichen zu dem Ergebnis, dass die Einführung allgemein nachvollziehbarer Fristen, verbindlicher Verantwortlichkeiten und tatsächlicher Fehlerkorrekturen den Verwaltungsbetrieb unverhältnismäßig belastet habe. Besonders problematisch sei die Erwartung gewesen, dass eine übernommene Aufgabe nicht bereits mit ihrer internen Weitergabe als erledigt gelten könne. Die Kommission bescheinigte den teilnehmenden Stellen dennoch außerordentliche Anpassungsfähigkeit. Schließlich seien während des Versuchs zahlreiche Besprechungen durchgeführt, neue Arbeitsgruppen eingerichtet und mehrere Hundert Seiten Dokumentation erstellt worden. Die Zahl der bearbeiteten Bürgeranliegen wurde im Abschlussbericht nicht gesondert ausgewiesen. Zur Begründung hieß es, die bloße Erledigung von Aufgaben lasse keine hinreichenden Rückschlüsse auf die Qualität der zugrunde liegenden Verwaltungsprozesse zu. Anders stellte sich die Lage bei der Beschwerdestatistik dar. Nachdem die Beschwerdestelle mit Beendigung des Modellprojekts geschlossen worden war, gingen dort keine weiteren Beschwerden mehr ein. Die Zahl neu registrierter Beschwerden sank auf null. Die Krisenkommission wertete dies als eindeutigen Beleg für die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen. **Das Sozialexperiment wurde offiziell zum vollen Erfolg erklärt.** Die abschließende Evaluation empfahl, künftig auf vergleichbare Versuche zu verzichten. Schließlich sei nun wissenschaftlich hinreichend belegt, dass tatsächliche Verantwortungsübernahme erhebliche organisatorische Risiken mit sich bringe. Lediglich ein Vorgang blieb zum Ende des Projekts offen. Die am Samstag eingeleitete Prüfung gegen jene Mitarbeiterin, die eigenständig ein Bürgeranliegen gelöst hatte. Hierfür war inzwischen eine gesonderte Arbeitsgruppe eingerichtet worden. Sie sollte feststellen, wer die Verantwortung für die Entscheidung trägt, die Mitarbeiterin wegen ihrer Verantwortungsübernahme zur Verantwortung zu ziehen. Ein Abschluss war vorerst nicht möglich. **Die Arbeitsgruppe hatte sich für nicht zuständig erklärt.**